¿Qué es y cuándo es necesaria la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos es el proceso a través del cual un documento físico (ya sea este un texto, imagen, etc.) pasa a formato digital. Al transformarse en este formato es más fácil de conservar, compartir, etc. Conoce cuándo es necesaria la digitalización de documentos y por qué.
Cuando se corre el peligro de perder para siempre el documento
Muchos documentos físicos se pueden perder ya sea por el desgaste, la antigüedad, la exposición, etc. Cuando se tiene material de constante consulta o material importante que se desee “inmortalizar”, es mejor optar por la digitalización de este tipo de documentos.
Fotos antiguas, diarios, revistas, etc. cuya conservación sea importante, ya sea por motivos sentimentales o informativos, necesitan ser digitalizados para su posterior uso y/o consulta.
Cuando no hay espacio para el almacenamiento
Muchas personas tienen pilas y pilas de hojas, fotos, etc. almacenadas en cajas, o haciendo bulto en la casa y no es material de consulta constante. En esas situaciones para economizar espacio es mejor optar por la digitalización de documentos, de esa forma el material quedará ordenado si ocupar espacio visible de nuestro hogar.
Es ideal por ejemplo, cuando tenemos una empresa con muchos trabajadores y por lo tanto muchos contratos, digitalizar estos documentos permitirá un mayor orden en nuestras oficinas. También es ideal para estudios de abogados ya que les permitirá tener ordenado y en digital los casos que vayan llevando.
Cuando se necesite fácil accesibilidad
Cuando tienes siempre la necesidad de consultar material bibliográfico o enviarlo a más gente o ponerlo a disponibilidad de un amplio público es mejor elegir la digitalización del mismo.
Al digitalizar el material se vuelve más fácil de acceder, además, actualmente existen software que permiten mantenerlo ordenado, categorizado y al alcance con un solo clic.
Estos son algunas situaciones cuando la digitalización de documentos es tan necesaria. Imagina que tienes en tus manos un libro invaluable que puede ser la fuente de estudio de mucha gente, pero que no desearía prestar por el desgaste al que podría exponerse, la digitalización de este sería la solución ideal para compartirlo con el mundo.
Si requieres equipo para la digitalización de documentos, la corporación Copymax, especialista en la venta de fotocopiadoras, tiene los equipos que necesitas para esta tarea. Además la empresa te ofrece servicio de consultoría que te ayuda a optimizar el desempeño de las maquinas que adquieras a través de ella.
